Política de tratamiento de datos personales
La Institución Educativa Santa Isabel adopta esta política en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013), con el fin de garantizar el derecho de toda persona a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información que se haya recogido sobre ella.
1. Responsable del tratamiento
Institución Educativa Santa Isabel, establecimiento educativo oficial de propiedad del Municipio de Dosquebradas, identificado con NIT 900028888-1, representado legalmente por su rector o rectora.
Dirección: Carrera 7 No. 31A-25, barrio Santa Isabel, Dosquebradas, Risaralda.
Correo electrónico: i.e.santaisabel@dosquebradas.edu.co
Teléfono: 3401426 - 3401187
2. Marco normativo
Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios compilados en el Decreto 1074 de 2015; la Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia); la Ley 1620 de 2013 (Sistema Nacional de Convivencia Escolar); la Ley 1712 de 2014 (Transparencia y Acceso a la Información Pública); la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos); la Ley 1273 de 2009 sobre protección de la información y de los datos; la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad nacional de protección de datos.
3. Definiciones
Para efectos de esta política se aplican las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015:
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los relativos a la salud, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la vida sexual y los datos biométricos.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
Transferencia y transmisión: envío de datos a otro responsable (transferencia) o comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable (transmisión), dentro o fuera del país.
4. Principios
La institución aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En consecuencia, solo recolecta los datos necesarios para una finalidad legítima informada al titular, no los usa para fines distintos y restringe su acceso a las personas autorizadas.
5. Datos que tratamos y finalidades
Estudiantes: datos de identificación, contacto, fecha de nacimiento, información académica, de convivencia, de salud relevante para su atención, condiciones de discapacidad o apoyos requeridos, y datos de su núcleo familiar. Se usan para la matrícula y su reporte en el Sistema Integrado de Matrícula (SIMAT), la prestación del servicio educativo, la evaluación y promoción, la expedición de certificados y constancias, el seguimiento de convivencia escolar, la atención de emergencias, el acceso a programas como alimentación y transporte escolar, y el cumplimiento de reportes exigidos por el Ministerio de Educación Nacional y la Secretaría de Educación.
Madres, padres, acudientes y representantes legales: datos de identificación y contacto, usados para la comunicación institucional, la citación a reuniones y la representación del estudiante en los procesos que lo requieran.
Docentes, directivos y personal administrativo: datos de identificación, contacto, formación y vinculación, usados para la gestión académica y administrativa, la asignación de responsabilidades y la publicación de la información que exige la Ley 1712 de 2014.
Proveedores y contratistas: datos de identificación, contacto y los demás exigidos en los procesos de contratación pública, usados para adelantar dichos procesos y publicarlos conforme a la normatividad de contratación estatal.
Visitantes y ciudadanos: los datos que entreguen en solicitudes, peticiones, quejas, reclamos o mensajes, usados para tramitar y responder lo solicitado.
Imágenes y videos: fotografías y grabaciones de actividades institucionales, usadas para documentar la vida escolar y divulgarla en el sitio web y en las redes sociales oficiales, siempre con la autorización correspondiente.
6. Datos de niñas, niños y adolescentes
Conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos de menores de edad responde y respeta su interés superior y asegura el respeto de sus derechos fundamentales. La autorización la otorga su representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, valorando su opinión según su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
La institución no publica datos que permitan ubicar o contactar a un estudiante, ni información de su historia académica, de convivencia o de salud. Las imágenes de estudiantes solo se divulgan con autorización del representante legal, sin acompañarlas de nombres completos ni otros datos de identificación, y se retiran cuando esa autorización se revoca.
7. Datos sensibles
La institución solo trata datos sensibles cuando el titular o su representante legal lo autoriza de forma explícita, o cuando lo permite el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, por ejemplo para salvaguardar un interés vital o atender una obligación legal del servicio educativo. Ninguna actividad está condicionada a que el titular entregue datos sensibles, y las preguntas sobre ellos son de respuesta facultativa.
8. Autorización
La autorización se solicita a más tardar en el momento de la recolección, por escrito, por medios electrónicos o mediante conductas inequívocas, y la institución conserva prueba de ella. No se requiere autorización cuando la información es solicitada por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, cuando se trata de datos de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, para fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por la ley, o cuando se relaciona con el registro civil de las personas.
9. Derechos de los titulares
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular puede:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea requerida.
c) Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la institución.
e) Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, en los términos de la política de eliminación descrita más adelante.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
Los derechos de los menores de edad los ejercen sus representantes legales.
10. Deberes de la institución
La institución, como responsable, cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012: garantiza el ejercicio de los derechos del titular, conserva la prueba de la autorización, informa la finalidad de la recolección, protege los datos contra adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado, actualiza y rectifica la información, tramita las consultas y reclamos en los plazos legales, informa a la Superintendencia de Industria y Comercio las violaciones a los códigos de seguridad y exige a sus encargados el cumplimiento de estas mismas condiciones.
11. Transferencias y transmisiones
La institución comunica datos personales a las autoridades educativas (Ministerio de Educación Nacional y Secretaría de Educación de Dosquebradas) en cumplimiento de sus obligaciones legales, y puede transmitirlos a encargados que le presten servicios tecnológicos, como alojamiento web o correo electrónico, bajo contratos que garanticen su seguridad y confidencialidad. Cuando esos servicios implican almacenamiento fuera de Colombia, se verifica que el país ofrezca un nivel adecuado de protección o que exista una de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. La institución no vende ni cede datos personales con fines comerciales.